Selber machen oder machen lassen? Bei den meisten Projekten ist dies die erste Frage, die es zu beantworten gilt. Zwei Faktoren sind hier die primären Entscheidungskriterien: Kompetenz und Kosten.
Können wir das überhaupt, und auch günstiger, mit internen Ressourcen realisieren als ein auf das Thema spezialisiertes Unternehmen?
Bei den meisten Projekten ist die Antwort ein klares „Nein!“. Alleine die Einarbeitung in das Thema und die Bereitstellung des entsprechenden Personals verursacht unnötige und teils schwer kalkulierbare Kosten.
In einer auf Arbeitsteilung basierenden Wirtschaft ist die Fokussierung auf Kernkompetenzen ein entscheidender Wettbewerbsfaktor und eine Auslagerung aller betrieblichen Prozesse welche nicht in diesen Bereich fallen, und keine entscheidende Support-Funktion haben, ist effizient und kostensparend.
Wie sieht das konkret in der Praxis aus?
Nehmen wir einen klassischen Maschinenbauer aus dem Mittelstand, der primär Spezialmaschinen für Fertigungsunternehmen baut. Sein Vertrieb läuft über zwei Außendienstmitarbeiter, die sich auf zwei Vertriebsgebiete verteilen.
Einen Tag die Woche verbringen diese im Büro und betreiben telefonische Kaltakquise um Vor-Ort Termine zu generieren. Die restlichen Tage sind sie unterwegs um diese Termine wahrzunehmen. So war es zumindest angedacht.
Problem: Gute Außendienstmitarbeiter mit den entsprechenden Fachkenntnissen sind teuer und telefonische Kaltakquise ist im Regelfall weder ihr Spezialgebiet noch ihre Leidenschaft. Ihr Einsatz hierfür ist wenig effizient.
Der Geschäftsführer des Unternehmens erkennt dieses Problem nach einigen Monaten und stellt eine Teilzeitkraft für die Termingenerierung für den Außendienst ein. Die Kosten sind zwar gering, aber die Ergebnisse ebenfalls. Die Anzahl der Termine und deren Belastbarkeit sind nicht ausreichend um die Außendienstmitarbeiter konstant auszulasten.
Spezialmaschinen mit einem gut ausgebildeten Außendienst zu vertreiben ist sicherlich die richtige Entscheidung. Um diesen auch effizient einzusetzen, sprich ihn konstant auszulasten, ist es sinnvoll die Vorselektierung der Zielgruppe und die Generierung von Terminen von Spezialisten in diesem Bereich machen zu lassen.
Dies bietet einige Vorteile:
- Kosteneffiziente Auslagerung einer Nicht-Kernkompetenz
- Aufwands- und ergebnisbezogene Kosten
- Schnelle und einfache Skalierbarkeit
- Hohe Flexibilität
- Keine Kosten für Krankheit, Urlaub etc.
Speziell die Kostensituation und die Folgen eines Ausfalls lohnt es sich genauer zu betrachten:
In unserem Beispiel muss unser Maschinenbauer den Lohn, die Lohnnebenkosten und die Fehlzeiten seiner Teilzeitkraft bezahlen. Fehlzeiten sind in diesem Fall doppelt problematisch, da diese auch dazu führen, dass der Außendienst keine neuen Termine mehr bekommt, was nicht nur weitere Kosten, sondern auch entgangene Umsätze nach sich zieht. Fällt der Innendienstvertrieb für länger als 4 Wochen aus, wird dies aufgrund der sehr langen Vertriebszyklen in diesem Markt äußerst problematisch. Die Pipeline leert sich langsam während keine neuen Termine nachgefüllt würden.
Vorteile des Outsourcings
Betrachten wir nun den Fall, bei dem der Maschinenbauer eine Vertriebsagentur damit beauftragt seinen Außendienst regelmäßig mit neuen Terminen zu versorgen. Im Regelfall wird sich die Kostenstruktur wie folgt zusammensetzen:
- einmalige Setup-Kosten für das Projekt (Einrichtung der IT, Schulung der Mitarbeiter)
- Aufwandsbezogene Abrechnung nach Anzahl der kontaktierten Entscheider
- Provisionen für erfolgreiche Vertriebstätigkeiten (Termine, Abschlüsse o.ä.).
Da mehrere Mitarbeiter des Dienstleisters auf dieses Projekt geschult werden, kommt es zu keinen krankheitsbedingten Ausfallzeiten und den oben beschriebenen Nachteilen. Lohn- bzw. Lohnnebenkosten fallen natürlich auch keine für den Kunden an. Da die Abrechnung aufwands- und erfolgsbasiert ist, herrscht immer eine übersichtliche Kostenkontrolle. Zudem bekommen Sie ein aussagekräftiges Reporting als Basis für weitere strategische Entscheidungen im Vertrieb.
Die Vertriebsprofis des Dienstleisters kümmern sich um den Teil des Vertriebsprozesses auf den sie spezialisiert sind, die Generierung von Terminen für den Außendienst, und der Maschinenbauer kann sich auf sein Kerngeschäft konzentrieren: Maschinen bauen.
Die Vorteile liegen hier klar auf der Hand: niedrigere Kosten, mehr Reichweite, Flexibilität durch skalierbaren Einsatz, bessere Auslastung des Außendiensts, eine gut gefüllte Pipeline und Reduzierung des Vertriebsrisikos.
Viel Erfolg im Vertrieb wünscht Ihnen
Marco Göbel
Senior Consultant